Mistä kirjanpidon hinta muodostuu? Opas taloushallinnon palveluiden hinnoittelusta

Kirjanpidon hinnoittelu on taloushallinnon alan ehkä se villeistä villein länsi. Harvassa on yhtenäinen hinnoittelu ja se tekee vertailun vaikeaksi. Tässä blogissa avaan meidän hinnoittelumallia sekä yleisimpiä käytettyjä hinnoittelun malleja.

Se, mikä on paras malli, riippuu toiminnan koosta ja laajuudesta. Pöytälaatikkofirmalle tai hyvin pienelle sivutoimiselle yritykselle sopii hyvin tositeperusteinen kirjanpito, kun taas isoa liiketoimintaa tekevä konserniyritys hyötyy eniten "täyden palvelun" hinnoittelusta, joka sisältää sovitun määrän kirjanpidollista työtä, taloushallinnon ohjelmat, raportointia sekä osallistumista esimerkiksi johtoryhmän kokouksiin.

Älä maksa vienneistä

Olit sitten kokoluokaltasi ja toiminnaltasi minkä kokoinen vain, älä maksa vienneistä. Se on vanhentunut tapa hinnoitella, joka perustuu entisaikojen atk-vientiin. Nykyisissä kirjanpidon ohjelmissa on sen verran automatiikkaa, että esim. myynti- ja ostolaskut voidaan kirjata automaattisesti oikeille tileille. Tähän ei pitäisi enää vuonna 2020 mennä manuaalista aikaa.

Lisäksi, kahdenkertaisessa kirjanpidossa tulee aina vähintään kaksi vientiä tositetta kohden. Euro per vienti kuulostaa halvalta, mutta jos tositteita tulee kuukausitasolla 20-30, se alkaa jo muodostumaan isoksi. Lisäksi kyseinen hinnoittelumalli on vaikeaa budjetoida. 

Todennäköisesti joudut myös maksamaan tilitoimistomaksuja ja jonkinlaisen tuntihinnan.

Tositeperusteinen kirjanpitomaksu sopii pieneen toimintaan

Mitä eroa on tositeperusteisella ja vientiperusteisella kirjanpidolla? Tosite on käytännössä minkä tahansa liiketapahtuman todisteaineisto. Kuitti, lasku, matkalasku, tiliote jne. Erona on se, että yhdellä tositteella voi olla monta vientiä.

Tositeperusteinen laskutus on ehkä 2020-luvun versio vientiperusteisesta kirjanpitomaksusta. Kun tosite kirjataan tietylle tilille, modernit kirjanpito-ohjelmat tiliöivät kirjauksen vastatilille automaattisesti. Tässä säästyy aikaa ja maksat käytännössä vain tositteesta, välittämättä siitä, kuinka paljon vientejä ja kirjauksia tositteelta tulee.

Tuntihinnoittelu on hyvin budjetoitavissa

Tuntihinnoittelu on ihan järkevä tapa hinnoitella työ, mikäli liiketoiminta on stabiilia ja osto- ja myyntilaskuja tulee kuukausitasolla tasaisesti läpi vuoden. Tässä mallissa suosittelen käyttämään tilitoimistosi tarjoamia ohjelmia (kunhan pidät huolen, että ne ovat yhteiskäyttöisiä ja vaivattomia käyttää) laskutukseen sekä ostolaskujen käsittelyyn. 

Jos liiketoimintasi vaihtelee kuukaudesta toiseen ja liiketoiminnassa on paljon kausivaihteluita, tuntihinnoittelu ei välttämättä ole paras ratkaisu.

Mikäli lähetät materiaalit kuun lopussa esim. kootusti sähköpostissa tai vielä pahempaa, paperilla (hyi hyi!) maksat siitä, että kirjanpitäjäsi plärää paperit uudelleen läpi ja kirjaa ne manuaalisesti kirjanpitoon. Maksat tuplatyöstä.

Unohdusten sattuessa, kirjanpitäjäsi käyttää aikaa kuittien selvittelyyn, mahdollisesti kirjaa tapahtumia selvittelytilille ja kuitin saadessaan, kirjaa ne oikeille tileille. Tämähän on ihan turha vaihe, sillä taloushallinnon moderneja ohjelmia käyttämällä, suoritukset ja tapahtumat ikään kuin valuu kirjanpitoon, enemmän tai vähemmän automaattisesti ja aikaa säästäen.

Kiinteä hinta - ei yllätyksiä

Kiinteä hinta on helpoin budjetoida ja pitää sisällään sovitun määrän työtä. Se on myös riskittömin hinnoittelutapa, sillä tiedät aina mitä maksat ilman yllätyksiä. Muista kuitenkin, että jos kartoitushetkellä arviot ovat ala- tai yläkanttiin, se näkyy hinnassa. Kiinteä hinta hinnoitellaan työmäärä-arvion mukaan, johon vaikuttavat mm. liiketoiminnan laajuus, toimiala ja palkansaajien määrä. Alakanttiin arvioitua hintaa varten sopimuksissa yleensä on ehto kohtuullistamisesta. 

Tilitoimistolta tämä hinnoittelutapa vaatii hyvää asiakkaan alan tuntemista sekä hyvät työvälineet. Kiinteän hinnan antaminen yleensä on merkki hyvästä ammattitaidosta ja asiantuntemuksesta. Kiinteä hinnoittelu on kuitenkin liiketoiminnallisesti isompi riski, kuin todelliseen työhön perustuva laskutus. Rutiinityö on pääasiassa automatisoitua ja hintaan sisältyykin usein ohjelmistokulut, mahdollinen viikoittainen osallistuminen johtokunnan palavereihin, analysointi yms. henkilökohtaiset palvelut.

Kuopion Ykköstilien hinnoittelumalli

Meillä Kuopion Ykköstileillä on uusille asiakkuuksille käytössä mielestäni hyvin järkevä hybridimalli kiinteän ja tuntihinnoittelun välillä. Emme koskaan anna tarjousta tai hinnoittelua ilman esityötä ja kartoitusta. Joskus pienen toiminnan kohdalla hyvin tehty tarjouspyyntö / tarjouslomake riittää, mutta pääsääntöisesti otamme aina yhteyttä ja kartoitamme lisää, jotta tarjous on varmasti sopiva ja oikeanlainen.

Ei sillä, etteikö tarjouspyyntölomakkeemme olisi toimiva, mutta minua ei ainakaan potentiaalisena asiakkaana kiinnosta täyttää jokaista nippelitietoa, koska en välttämättä ole edes perillä, mitä minä tarvitsen. Mielestäni hyvän asiakaskokemuksen kannalta on tärkeää, että asiakasta ei karkoiteta hepreaa sisältävällä lomakkeella vaan käydään selkeän lomakkeen täyttämisen jälkeen tarkemmat nyanssit yhdessä ammattilaisen kanssa läpi.

Annamme selkeän kuukausi- tai vuosihinnan, joka sisältää tietyn määrän työtunteja ja muita sovittuja palveluita. Se on helppo budjetoida. Kysymme tositemäärän, mutta emme erikseen veloita tositteista. Meillä on käytössä modernit ohjelmat, jotka tiliöivät tositteet automaattisesti. Lisäksi tiedämme aika hyvin, kuinka kauan yhden tositteen / myyntilaskun / ostolaskun yms. käsittely vie aikaa. 

Antamaamme kuukausihintaa voi hyvillä mielin pitää kattohintana. Lisäksi meidän hinnoittelu joustaa inhimillisesti myös alaspäin, mikäli jonain kuukautena työn määrä jää budjetoitua alemmaksi. Se luo asiakkaillemme turvaa vaikeampina ajanjaksoina.

Totta kai, meidän 30-vuotiseen historiaan ja yli 300:aan asiakkuuteen mahtuu hinnoittelua laidasta laitaan. Nykyasiakkaat kuitenkin hinnoittelemme hybridimallimme mukaisesti. Kokeile vaikka itse!