Tilitoimistopalvelut vs kirjanpitopalvelut - Mitä eroa?

Tietotekniikan nopea kehitys on ajanut monet perinteiset tilitoimistot ahdinkoon ja moni tilitoimisto laittaakin lapun luukulle tai myy toimintansa isommilleen. Mikä yhdistää näitä perinteisiä tilitoimistoja? Varmasti moni asia, mutta keskeisin tekijä on pitäytyminen perinteissä. Tehdään kirjanpitoa ja tehdään asiat niin kuin itselle on helpointa. Se on toiminut vielä 2000-luvulla, mutta ohjelmistojen, lainsäädännön ja tiedonkulun kehitys on, varsinkin viime vuosina, ollut todella nopeaa. 

Mikä toimi vuonna 2015, ei välttämättä toimi enää 2022. Taloushallinnon ala on ollut jo tovin murroksessa ja myllerryksessä. Perinteinen kirjanpito on automatisoinnin myötä menettänyt merkitystään ja tilalle on tullut tilitoimistopalvelut. Mitä eroa näillä kahdella termillä ja palvelulla sitten on? Siitä kirjoittelen tässä blogissa.

Perinteinen kirjanpito on vanhentunutta tietoa

Kun puhutaan, että tehdään perinteistä kirjanpitoa, vaikkakin sähköisellä kirjanpito-ohjelmalla, tallennetaan ja tuotetaan jo vanhentunutta tietoa uudelleen käytännössä viranomaisia varten. Perinteinen kirjanpito, jossa yrittäjä toimittaa kuitteja kuukauden päätteeksi, on käytännössä vähintään kuukauden vanhaa tietoa, monesti lähemmäs 1,5-kuukautta vanhaa tietoa. Jokainen voi itse miettiä, tarjoaako kuukauden vanha ja kertaalleen tallennettu tieto jonkinlaista relevanttia tukea ja apua esimerkiksi seuraavan kuun ennustamiseen?

Tässä on heti suoraan kaksi uutta ongelmaa; tilitoimisto ei voi hyödyntää omaa asiantuntijuuttaan ja asiakas jää vaille arvokasta tietoa ja kehityskohteita. Budjetin laatiminen vanhan datan perusteella on epätarkkaa ja toisaalta, numeerinen kasvutavoite vanhan datan perusteella ei kerro kehityskohteita. Perinteisellä kirjanpidolla reagointi ja muutokset tapahtuvat auttamatta liian myöhään. Kyseessä on eräänlainen versio Zenonin paradoksista, jossa kilpajuoksija ei koskaan tavoita hitaampaa edellämenijää.

Tilitoimistopalvelut ovat jo lähempänä nykyhetkeä

Askel modernimpaan suuntaan on tarjota tilitoimistopalveluita. Tilitoimistopalveluiden alle on helppo tuotteistaa eri palveluita - ovathan tilitoimistopalvelut jo käsitteenäkin laajempi. Käytännössä tilitoimistopalveluilla tarkoitetaan tiedon tuottamista reaaliajassa. Se on monille riittävä, sillä kohdataanpa totuus; kaikki yrittäjät eivät halua tai pysty kasvattamaan yritystään määräänsä enempää - ja se on ihan fine. Silloin riittää, että on riittävän tarkka kuva nykyhetkestä ja tarvittaessa helppo mahdollisuus saada tietoa myös tulevasta.

Tilitoimistopalvelut pääsääntöisesti sisältävät tuotteita ja palveluita, joilla tilitoimisto vapauttaa yrittäjän aikaa yritystoiminnan kehittämiseen, ydinliiketoimintaan ja laskutettavaan työhön. Moderneilla tavoilla ja ohjelmistoilla kirjanpitoaineisto tuotetaan sivutuotteena. Jo pelkästään se muutos parantaa budjetoinnin tarkkuutta ja ennustettavuutta sekä antaa mahdollisuuden nopeampaan reagointiin tarvittaessa. Uskallan väittää, että jo siirtymällä kirjanpitopalveluista tilitoimistopalveluihin, yritys säästää rahaa tavalla tai toisella. Yrittäjän omaa aikaa menee vähemmän tuottamattomaan työhön ja tilitoimiston käyttämä työaika vaihtuu tallennustyöstä asiantuntijatyöhön.

"Graafinenkin raportti on vain raportti, mikäli sitä ei aktiivisesti hyödynnetä."

Taloushallinnon palvelut ulottuvat tulevaisuuteen

Merkittävin ero kirjanpidon ja taloushallinnon välillä on niiden tuottavuus ja hyöty. Kirjanpito on tiedon tuottamista ja taloushallinto tuottaa apua ja välineet tiedolla johtamiseen. Parhainkaan inspiraatio ja visio ei kanna eteenpäin tai kehity ilman mahdollisimman tarkkaa tietoa tulevasta. Taloushallinnon palvelut ovat käytännössä modernien välineiden hyödyntämistä asiantuntijuuden avulla. Graafinenkin raportti on vain raportti, mikäli sitä ei aktiivisesti hyödynnetä. Asiantunteva taloushallinnon ammattilainen löytää kipukohdat, säästökohteet sekä myös tuottavat kohteet. Budjetointi ja ennustaminen on helppo tehdä rullaavaksi, mikä taas vähentää reagoinnin tarvetta jo alkujaan. Jos on tarve reagoida, se käy käytännössä välittömästi.

Käytän tässä kohtaa lempiskenaariotani, koska oma taustani on rakennusalalta. Jokainen urakkalaskennan parissa työskentelevä tietää, että tarjouskilpailun voittaa se, joka hinnoittelee itsensä eniten liriin. Halvalla sisään ja katteet revitään rukoilemalla ja selkänahoista. No, mitäpä jos käytössä olisi reaaliaikainen työajanseuranta, jotta projektipäällikön työaikaa menee johonkin muuhun, kuin tuntien tarkasteluun? Kulut ohjataan projektikohtaisesti oikeille kustannuspaikoille tehokkaan ostolaskuprosessin myötä. Voin luvata, että aikaa myöten projektien kannattavuus lähtee nousuun. Urakkalaskijan työ helpottuu - kustannukset ovat hyvin tarkasti tiedossa ja projektin suunnitteluryhmällä on heti käytössä enemmän dataa suunnitella projektit mahdollisimman sujuvaksi ja tuottavaksi.

Mikä sopii juuri minulle?

Haastan sinut miettimään, riittääkö oikeasti pelkkä kirjanpito vai voisitko hyötyä reaaliaikaisemmasta taloushallinnosta. Tämä on helppo ohittaa olankohautuksella, mutta jos joku näistä aiheuttaa pistoa sydämeen, tulehan jutuille:

• Kuitteja puuttuu
• Myyntilaskujasi maksetaan toistuvasti myöhässä
• Maksat muistutuskuluja
• Käytät päivittäin työaikaasi työhön jota et voi laskuttaa
• Kausivaihtelut aiheuttaa harmaita hiuksia

Listaa voisi jatkaa loputtomiin, mutta edellä mainitut ovat selviä merkkejä siitä, että hyötyisit reaaliaikaisemmasta taloushallinnosta. Me autamme mielellämme.