Mitä yritys voi vähentää kirjanpidossa?

Firman piikkiin on kiva ostella kaikkea, kunnes verokarhu pääsee hajulle. Paljon on asioita, joita firman piikkiin voikin ostella, mutta paljon on myös asioita, mitä ei voi ostaa tai vähentää. Tässä blogissa käyn läpi yleisimpiä asioita, joita yritys voi vähentää omassa kirjanpidossaan ja miten. Huomaa, että toiminimiyrittäjä on henkilö- ja osakeyhtiöitä huonommassa tai erilaisessa asemassa osan vähennysten kanssa ja siksi osassa vähennyksiä voi olla poikkeuksa. Keskustele aina oman kirjanpitäjäsi kanssa!

Suoraa ohjetta, mitä voi hankkia ja mitä ei, on mahdoton antaa. Timpuri tarvitsee työsuoritteisiin työkaluja ja laitteita, kun taas yritysjohdon konsultti tuskin tarvitsee työssään poravasaraa.

Verotuksesta yleisesti

Tulo- ja arvonlisäverotus perustuvat käytännössä kirjanpitoon. Kirjanpidon oikeellisuus ja luotettavuus korostuu veronäkökulmasta. Vain hyvän kirjanpitotavan mukainen kirjanpito kelpaa verotuksen perustaksi.  Kirjanpidolla on tärkeä merkitys todistusaineistona kirjanpitovelvollisen liiketoimien taloudellisesta sisällöstä ja kirjanpitovelvollisen todellisesta tarkoituksesta. (Hyvä kirjanpitotapa noudattaa kirjanpitolakia ja -asetusta sekä kirjanpidon sääntöjä).

Mitä yritys voi vähentää kotitoimistolta?

Ensimmäisenä yrittäjän kannattaa hyödyntää verottajan myöntämä työhuonevähennys. Mikäli yrityksellä ei ole erillisiä toimitiloja, työhuonevähennyksen saa vähintäänkin täysimääräisenä. Mutta jos pystyt näyttämään toteen, työhuonevähennyksen voi myös tehdä todellisten kulujen mukaan, mikäli ne ovat suuremmat kuin täysi työhuonevähennys.

Koneet ja laitteet. Voit vähentää kerralla verotuksessa esim. puhelimet, läppärit ja tulostimet, joiden taloudellinen pitoaika on alle kolme vuotta. Sekä myös pienhankintana sellaisen käyttöomaisuuden, jonka arvo on alle 1 200 € (maks. 3 600 € / tilikausi) vuonna 2021!

Internet ja puhelinliittymä. Tietoliikenne-yhteys, eli tavanomainen kodin laajakaistayhteys voidaan vähentää kirjanpidossa. Operaattoreiden ns. viihde-palvelua, vaikkakin se sisältäisi internet-yhteyden, ei voi vähentää. Henkilökohtaisen puhelinliittymän kuluja voi myös vähentää kirjanpidossa (tmi & ky) mutta arvonlisäveroa ei voi vähentää. Mikäli käytössä on vain yksi puhelinliittymä, täyttä vähennystä kuluista on käytännössä mahdotonta tehdä, koska se on myös enemmän kuin todennäköisesti yksityiskäytössä. Ohessa suora lainaus verottajan ohjeista:

Verovelvollinen voi vähentää tietokoneen ja sen oheislaitteiden (näyttö, kaiuttimet, tulostin, skanneri, jne.) hankinnasta aiheutuneet kustannukset tulonhankkimiskuluna, jos hän käyttää tietokonetta työssään. Vähennystä varten verovelollisen on ilmoitettava ammattinsa sekä annettava selvitys siitä, kuinka paljon ja mihin tietokonetta työssä käytetään. Tavanomaisen yksityiskäytön perusteella vähennystä ei evätä.

Tietokoneiden vähennysoikeuden määäränä voidaan pitää seuraavia prosenttiosuuksia tietokoneen hankintamenosta:

0 % Ei näyttöä tietokoneen käytöstä työssä

50 % On näyttöä tietokoneen työkäytöstä

100 % On näyttöä tietokoneen pääasiallisesta työkäytöstä. Tietokonetta on käyetty esimerkkiksi huomattavien sivutulojen hankinnassa.

Tietoliikenneyhteyden (esim. laajakaistaliittymän) kulut oikeuttavat vähennykseen siltä osin kuin verovelvollinen on käyttänyt yhteyttä tulonhankinnassa. Vähennyksen voi tehdä samoilla periaatteilla ja prosenttiosuuksilla kuin tietokoneiden hankintamenoa vähennettäessä.

Toimistotarvikkeet. Kynät, paperit, lehtiöt, kansiot ja whatnot. Käytännössä kaikki toimistotarvikkeet ovat kotitoimistokäytössä ihan perusteltuja kuluja vähentää kirjanpidossa.

Lisäksi osakeyhtiömuotoinen yritys voi maksaa käypää vuokraa yrittäjälle työhuoneen käytöstä tai varastosta / muista tiloista vuokrasopimuksen perusteella.

Asiakashankintaan liittyviä vähennyskelpoisia kuluja

Kun yrittäjä poistuu kotoaan tai toimistolta asiakkaita liehittelemään, syntyy useita erilaisia vähennyskelpoisia kuluja. Tässä niistä muutama:

Matkakulut. Yrittäjä taittaa matkaa joko omalla autolla, josta voi nostaa verovapaasti kilometrikorvauksia tai sitten yrittäjä lähtee reissun päälle julkisilla kulkuvälineillä, jotka ovat hyväksyttyjä menoja. Myös ruokailut matkalla sekä majoituskulut, päivärahat yms. ovat vähennyskelpoisia kuluja.

Kurkkaa tästä vuoden 2020 verottomat korvaukset!

Edustuskulut. Kun asiakasta syötetään ja juotetaan ja pidetään hyvänä, syntyy edustuskuluja, jotka ovat 50 % vähennyskelpoisia. Edustuskuluista ei voi vähentää arvonlisäveroa

Neuvottelukulut. Rajanveto edustus- ja neuvottelukulujen välillä on välillä vähintäänkin häilyvä. Neuvottelukuluja voi syntyä mm. tapaamisen tarjoiluista, kuten kahvittelusta, pikkupurtavasta yms. Tavanomaisesti neuvottelukulut ovat yrityksen sisäisiä palavereita tai tapaamisia sidosryhmien kesken (kirjanpitäjä / tilintarkastaja)

Työsuhde-etuja, joita voi vähentää kirjanpidossa

Henkilökunnan lahjat arvoltaan max 100 €. Henkilökunnan lahja ei voi olla määrittelemätön lahjakortti vaan sen on käytännössä oltava tavaralahja ja sisällöltään samanlainen ja se on tarjottava kaikille. 

Liikunta- ja kulttuurietua voidaan tarjota max 400 € vuodessa ja se on tarjottava jokaiselle työntekijälle. Työnantaja voi kustantaa esim. harrastuksia 400 €:lla vuodessa tai tarjota liikunta- ja kulttuuriseteleitä.

Työterveyshuolto on vähennyskelpoista silloin, kun työterveyspalveluiden tuottajan ja yrityksen välille on tehty sopimus. Kela maksaa tietyn enimmäismäärän (ks. linkki, työntekijöiden määrä vaikuttaa summiin) ja loput ovat vähennyskelpoisia kuluja. 

Yrittäjä tai maatalousyrittäjä voi halutessaan järjesteää itselleen työterveyshuollon ja saada siihen kelasta korvauksen.

https://www.kela.fi/tyonantajat-tyoterveyshuolto-korvauksen-maara

https://www.kela.fi/tyoterveyshuolto-maara (yrittäjille)

Muita kuluja, joita voi vähentää kirjanpidossa

Vakuutukset. Voit vähentää YEL-vakuutukset sekä myös tavanomaiset henki- ja riskivakuutukset (sikäli kun toiminnan kannalta katsotaan tarpeeliisiksi) ja vapaaehtoista lisäeläkettä 8 500 € asti.

Koulutusmenot ja ammattikirjallisuus. Näiden kulut ovat yleensä aina vähennyskelpoisia verotuksessa.

Jäsenmaksut, mikäli jäsenyys edistää liiketoimintaa jollain tapaa. Toimialajärjestöt, kauppakamarit, yrittäjien jäsenyys yms. katsotaan tällaisiksi.

ATK-ohjelmistot, kuten Microsoft Office 365, Google business yms vastaavat ohjelmistot

Mitä ei voi vähentää kirjanpidossa?

Otetaanpa skenaario, jossa yrittäjä toimii kotonaan. Mikroaaltouunin, tai television ostaminen firman piikkiin tai aikakausilehtien tilaaminen kotiosoitteeseen eivät olekaan sallittuja vähennyksiä. Miksi? Koska nämä voidaan katsoa tavanomaisiksi elantomenoiksi. Kahvinkeitinkin on siinä kiikun kaakun. 

Sakkoja yms rangaistusmaksuja.

Tuloveroa ei voi vähentää, eikä verojen viivästysseuraamuksia tai korkoja.

Tässähän on vain toki pieni osa kuluista, joita voidaan vähentää ja toki myös pintaraapaisu, mitä ei voida vähentää kirjanpidossa. Muista aina keskustella kirjanpitäjäsi kanssa, jotta maksat sen mitä täytyy ja saat itsellesi sen mikä sinulle kuuluu!