Halpa kirjanpitäjä voi tulla yllättävän kalliiksi

Todetaanpa tähän heti alkuun yksi tosiasia - markalla saat markan asioita. Tilitoimiston ja kirjanpitopalveluiden ei tietenkään tarvitse maksaa omaisuuksia, mutta halpa voi tulla yllättävän kalliiksi. Tässä blogissa käsittelen muutamia asioita, mihin tilitoimiston hinnoittelussa kannattaa kiinnittää huomiota ja mitkä asiat pitäisi pistää hälytyskelloja soimaan.

Näennäisesti halpa tuntihinta

Tuntihinnoittelu on askel kohti miinakenttää. Siihen päälle vielä vienti- tai tositekohtainen hinnoittelu, niin voit turvallisesti olettaa osuvasi miinaan. Kerron miksi;

Jos tunteja ja työaikaa ei ns. kelloteta tai dokumentoida, mistä voit tietää, paljonko aikaa on todellisuudessa mennyt ja onko esimerkiksi kirjanpitäjän omat mokailut ja niiden korjaukset laitettu kylmästi laskutettuihin tunteihin? Mitä jos kirjanpitäjällä loppuu osaaminen kesken ja kirjanpitäjä joutuu selvittämään, minne ja miten joku kirjaus tehdään? Juokseeko tuntilaskutus edelleen?

Jos vielä maksat vienneistä, niin varaudu siihen, että yhdellä tositteella on useampia vientejä. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa vientejä on aina vähintään kaksi, jotka ensinnäkin moderni taloushallinnon ohjelmisto hoitaa täysin automaattisesti.

Kirjanpito tehdään paperille kotitoimistolta

Halpaan hintaan vaikuttaa myös ohjelmistot tai niiden puuttuminen. Kun nakutellaan kirjanpitoa puoli-ilmaisella tai kertamaksettavalla ohjelmistolla oman kodin työhuoneesta, hintakin on sen mukainen. Omasta kodista työskentely puoli-ilmaisella ohjelmalla toki tuo kustannussäästöjä, mutta siinä piilee seuraava halvan hinnan ongelma; resurssit ja työnjako.

Start-upin, kasvavan tai voimakasta kasvua hakevan yrityksen ei kannata valita pientä, yhden ihmisen tilitoimistoa, sillä resurssit loppuvat auttamatta kesken. Jos yhden ihmisen pitäisi jokaiselle asiakkaalleen laskea palkat, tehdä kirjanpito ja toiminnan kasvaessa toimia myös ulkoistettuna talouspäällikkönä ja reskontranhoitajana, tilanne on vähän sellainen "odotellaan onnettomuutta tapahtuvaksi."

Paperisessa kirjanpidossa on ongelmana myös kuittien hukkuminen tai puuttuminen. Pienistä puroista syntyy iso joki ja selvittelytili kasvaa. Pahimmillaan vähennyskelpoisia euroja jätetään kirjaamatta sadoissa ja tuhansissa. Sähköiset taloushallinnon ohjelmat myös vähentävät manuaalityötä ja mahdollistavat reaaliaikaisen kirjanpidon sekä minimoivat virheet.

Mitä sitten tulee ohjelmistoon, tai oikeastaan sen puuttumiseen? Työ nakutellaan käsin ja usein monen vaiheen kautta. Esimerkki:

Yrittäjä toimittaa tiliotteen PDF-muodossa ja kuitit valokuvina sähköpostiin kirjanpitäjälle. (Turha steppi!) Kirjanpitäjä tulostaa ne paperille (turha steppi!) käy tiliotteen läpi ja etsii sopivan kuitin / laskun (turha steppi!) kirjaa ne sitten yksi kerrallaan kirjanpito-ohjelmaan(turha steppi!) numeroi tositteet, tulostaa pää- ja päiväkirjat ja mapittaa ne (turha steppi!)

Kaikki nuo stepit voidaan automatisoida taloushallinnon ohjelmistolla. Yrittäjä käyttää tässä ihan turhaan omaa aikaansa, jonka olisi voinut käyttää esim. laskutukseen. Mihin sinä käyttäisit säästyneen ajan ja rahan?

Kirjanpitäjä ei ymmärrä toimialaasi

Kirjanpito ei ole yksinkertaista eikä toimialat ole yhdenvertaisia. Otetaan nyt pari esimerkkiä, miksi halvalla ei saa hyvää. Tässä viittaan auktorisoimattomiin tilitoimistoihin, joilla ei ole KLT-kirjanpitäjää. Auktorisoinneille on tiukat kriteerit syystä.

Suomalainen yritys myy tavaraa Ruotsiin, mutta ostaa tavaran Tanskasta, tanskalaiselta yritykseltä, joka kuljettaa tavaran Ruotsiin. Kuulostaa ehkä simppeliltä, mutta ilman rautaista ammattitaitoa, arvonlisäveron kirjaaminen ja ilmoitukset menevät helposti väärin ja korjaaminen voi olla työlästä.

Siirrytään rakennusalalle, jossa osalla voi olla samalla työmaalla käännetty verovelvollisuus ja osalla ei. Puhutaan ns. välimies-menettelystä, joten kirjanpitäjän on tunnettava toimiala hyvin.

Tietenkään kirjanpito ei ole pelkkää alvin tuijottelua vaan täytyy myös tietää, minkälaisia ilmoituksia annetaan ja kenelle.

Rahoitus voi tyssätä huonoon kirjanpitoon

Otetaanpas sitten tällainen näkökulma, kuin rahoitus. Virheellinen ja huolimattomasti tehty kirjanpito näkyy myös taseella ja tuloslaskelmalla. Entäpä jos se virhe on jo sitä luokkaa, että se vaikuttaa rahoitukseen - laina on kalliimpaa kuin se voisi olla tai sitä ei saa ollenkaan?

Tuloslaskelma ja tase ovat kuitenkin hyvin merkittävässä asemassa, kun haetaan rahoitusta tai sijoittajia mukaan liiketoiminnan kasvuun. Virheelliset kirjaukset hyydyttävät todellisuudessa hyvän kasvun tai päinvastoin - toiminta näyttää liian ruusuiselta, vaikka totuus on huomattavasti karumpi.

Virheet tulevat kalliiksi

Entäpäs sitten myöhässä annetut ilmoitukset? Viranomaiset muistuttavat hyvin nopeasti olemassa olostaan maksujen muodossa, mikäli ilmoituksia annetaan myöhässä. Todellisuudessa saatat myös maksaa paljon enemmän veroja, kuin sinun pitäisi. Se harvoin naurattaa.

Entäs jos kirjanpitäjän osaamattomuuden takia yrityksesi tulos on useita tuhansia pienempi, kuin sen pitäisi? Osakeyhtiössä se merkitsisi esimerkiksi suoraan vähemmän jaettavaa osinkoa.

Entäs jos arvonlisäveroa onkin ilmoitettu todellisuutta vähemmän ja virhe huomataan juuri kun ison investoinnin jälkeen kassatilanne ja maksukyky on hetken heikko? Onko sellaiseen riskiin varaa?

Kuka myy halvalla?

Harva ammattilainen alalta kuin alalta myy oikeaa osaamistaan halvalla. Jos näin käy, pidä kultakimpaleesta kiinni. Hinnalla kilpailee lähinnä ne, jotka eivät laadussa pärjää. Tämä pätee toki muuallekin kuin kirjanpitoon ja tilitoimiston hinnoitteluun.

Mitä tästä sitten seuraa?

Kun myydään halvalla, on otettava useampia asiakkaita kuluja kattamaan. Syntyy painetta tehdä asiat nopeasti, ihan jo siksi, että kirjanpitolaki asettaa tiettyjä aikarajoja. Rapatessa sitten roiskuu. Tämä on todellinen skenaario ja uhka. ;

Me olemme joutuneet korjaamaan aika monen uuden, meille siirtyneen asiakkaan vanhaa kirjanpitoa, koska aikaisempi kirjanpito oli virheellinen. Kalliimmasta hinnoittelusta huolimatta, olemme pystyneet säästämään asiakkailta aikaa ja rahaa oikeilla kirjauksilla ja neuvoilla.

Protip:

Haasta nykyistä tilitoimistoasi. Kysy referenssejä. Pohdi, oletko saanut neuvoja ja onko niistä ollut hyötyä. Onko nykyinen kirjanpitäjäsi proaktiivisesti yhteydessä saatko neuvoja ja tukea? Mikäli päädyt vaihtamaan, haasta kandidaatteja huolella. Kysy referenssejä ja asiakastarinoita. Kysy toimintatavoista - haasta lisää. Kunnon tilitoimisto selviää paineesta helposti.