Tilitoimiston valinta voi tulla yllättävän kalliiksi tai sitten se voi maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti. Koska kirjanpito on tarkoin säädeltyä ja lopputulos pitäisi olla samanlainen tilitoimiston kuin tilitoimiston toimesta, miksi tilitoimiston valintaan kannattaa panostaa?
Toimialan tuntemus
On tilitoimistoja, jotka ovat keskittyneet hyvin vahvasti tietylle toimialalle tai toimialoille. Mitä etua tästä on, jos kirjanpito on kuitenkin säänneltyä ja lopputuleman pitäisi olla tilitoimistosta riippumatta samanlainen? Kuitit ja tositteet pitäisi silti lätkiä samoille tileille jokaisessa tilitoimistossa.
Vastauksena on toimialan tuntemus ja proaktiivisuus. Kirjanpitäjä osaa kertoa esimerkiksi:
- Toimialan yleisistä käytännöistä ja välttää kallis ja kivulias pään seinään takominen
- Kuinka heidän asiakkaansa on onnistunut ja mitä oppeja sieltä voi ammentaa
- Onko suhdanteet toimialalla sopivat esimerkiksi laajentumiselle tai investoinneille
Vaikka se rutiinityö onkin samanlaista, osaava tilitoimisto voi auttaa kehittämään liiketoimintaa, joka taas jättää enemmän euroja viivan alle.
Oikeat ohjelmistot
Yhden ohjelmiston varassa toimiva tilitoimisto ei ole välttämättä se tehokkain tilitoimisto. Markkinoilla olevista ohjelmistoista yksikään ei ole puutteeton. Jostain ohjelmistosta voi puuttua juuri sinun yritystoiminnalle oleellisia toimintoja. Jos se on tilitoimistosi ainoa ohjelmisto, se näkyy jollain tapaa. Joko tilinpäätös on kallis ja hidas prosessi tai sitten joudut karsimaan jokapäiväisestä tekemisestä jotain. Näin esimerkkeinä puutteista.
Liian usea ohjelmisto taas aiheuttaa valinnan vaikeutta ja niistä aiheutuvat kustannukset täytyy kattaa jollain. Eli voi hyvin olla, että maksat myös kilpailijasi ohjelmistokuluja. Mielestäni 2-3 ohjelmistoa on optimaalinen, jolla pystytään palvelemaan 95 % kaikista yrityksistä
En ota nyt millään tapaa kantaa, mikä ohjelmisto on paras, mutta suosittelen vaatimaan tilitoimistolta ohjelmistoa, josta löytyy mm. seuraavia ominaisuuksia:
- Yhteiskäyttöinen ja selaimessa toimiva
- Kirjanpito on reaaliaikaista ja työnjako erittäin selvä
- Mahdollisuus vastaanottaa verkkolaskuja
- Tiesithän verkkolaskulakiuudistuksesta? Voit halutessasi vaatia ostolaskusi verkkolaskuina
- Helppo myyntilaskutus
- Hyvään myyntilaskutusohjelmistoon kuuluu mahdollisuus tuoda aineistoa muista ohjelmista
- Verkkolaskujen lähetysmahdollisuus, samoista verkkolaskulakiuudistuksista johtuen.
- Paperisten tositteiden kuvaus mobiililaitteilla
Yksi asia, mitä ei ehkä tule usein ajateltua, on muut kuin taloushallinnon ohjelmistot, joita tilitoimisto käyttää. Esimerkiksi järkevä CRM-järjestelmä edesauttaa tiedon kulkua kirjanpitäjältä toiselle, vaikkapa lomien tuurausten aikana. Ja aina silloin, kun se nimetty kirjanpitäjä on poissa.
Osaava henkilökunta
Itse suosittelen asioimaan vain auktorisoitujen tilitoimistojen kanssa. Taloushallintoliiton tekemä auktorisointi on erittäin tiukka seula ja sen läpäisee vain ammattitaitoisimmat tilitoimistot. Se on tae osaamisesta.
On kuitenkin rehellisyyden nimissä todettava, että on yksi poikkeustilanne, jolloin tilitoimiston auktorisoinnista kriteerinä voi poiketa:
- Yrityksen työntekijä perustaa oman tilitoimiston
- Auktorisointia ei saa heti.
Kannattaa tällöinkin varmistaa, että työntekijällä on riittävä kokemus alasta sekä mieluiten KLT-tutkinto, joka on erittäin varma merkki osaamisesta.
Isoa liiketoimintaa tekevien yritysten on syytä myös miettiä, että osaavan henkilökunnan lisäksi, sitä on riittävästi. Pieni tilitoimisto nimittäin on isossa nesteessä sairastapausten kanssa. Mistä tuuraaja? Mitä millekin asiakkaalle on ehditty tekemään?
Hyvät referenssit
Hyvä tilitoimisto löytää sinulle helposti sopivat referenssit ja onnistumiset, joita asiakkaiden kanssa on koettu. Minä suosittelen aina kysymään referenssejä kun pyydätte tarjousta.
Toki on ymmärrettävää, että osa tilitoimiston asiakkaista haluaa pitää kaiken ns. liikesalaisuuksien piirissä, mutta referenssejä voidaan tuoda esille myös nimettöminä ja yleisluontoisesti.
Neuvonta ja palveluasenne
Älä missään nimessä maksa pelkästä kirjanpidosta. Se on pakollinen paha. Hyvä tilitoimisto tarjoaa neuvoja ja apua esimerkiksi verosuunnitteluun ja verotukseen.
Hyvä kirjanpitäjä, eli taloushallinnon ammattilainen, osaa neuvoa miten edustustilaisuudesta saadaankin markkinointitilaisuus ja kulut vähennyksen piiriin.
Taloushallinnon ammattilainen myös aktiivisesti ja oma-aloitteisesti tarjoaa parhaat mahdolliset välineet menestykseen. Se voi olla uusia ohjelmistoja, jotka automatisoivat ja tehostavat rutiineja ja sitä kautta tuo selvästi säästöä joko ajan- tai rahankäyttöön. Kirjanpitäjäsi on siis kiinnostunut sinusta ja sinun liiketoiminnastasi ja haluaa palvella parhaalla tavalla.
Tähän lopuksi haluan todeta, että pienille tilitoimistoillekin on tilaa, tarvetta ja omat asiakkaansa.
Mutta kasvava ja myyntiä aktiivisesti kasvattava yritys todennäköisesti tarvitsee sellaista osaamista, palvelua ja resursseja, jota pieneltä tilitoimistolta ei välttämättä löydy.
Aihetunnisteet
Sinua voisi kiinnostaa seuraava sisältö
- Kirjaudu sisään kirjoittaaksesi kommentteja
