Miten pienyrittäjä voi hyötyä tekoälystä taloushallinnossa?

Tekoäly sitä, tekoäly tätä. Tuntuuko, että tekoälystä kohkataan enemmän kuin koskaan ennen? Olet ihan oikeassa, niin siitä kohkataankin, koska tekoäly ei ole mitään tulevaisuuden hapatusta, vaan tekoäly on ollut osa arkipäiväistä tekemistä jo pitkään, eikä taloushallinto ole poikkeus.

Taloushallinto on kuitenkin yksi niistä osa-alueista, jotka voivat tuntua pienyrittäjälle lähinnä pakolliselta pahalta, vaikka niin ei pitäisi olla. Laskut, kuitit, veroilmoitukset ja raportit eivät välttämättä ole niitä asioita, jotka saivat aikanaan ryhtymään yrittäjäksi. Mutta kun katsoo taloushallintoa toisesta kulmasta – liiketoimintaa ohjaavana työkaluna – voi yhtäkkiä huomata, että siinä onkin valtavasti hyödyntämätöntä potentiaalia. Ja juuri tässä kohtaa tekoäly astuu kuvaan.

Tekoäly ei ole taikuutta, eikä se ole myöskään mikään tulevaisuuden ilmiö. Se on jo nyt osa monien yritysten arkea, ja oikein hyödynnettynä siitä voi olla pienyrittäjälle iso etu. Eikä kyse ole siitä, että yrittäjän pitäisi itse opetella käyttämään uusia teknologioita – vaan siitä, että tekoäly mahdollistaa tilitoimistolle aivan uudenlaisen tavan palvella yrittäjää entistä ennakoivammin ja liiketoimintalähtöisemmin.

Tieto muuttuu näkemykseksi

Yrittäjän käytettävissä on tänä päivänä enemmän taloudellista dataa kuin koskaan aiemmin. Tuloja, menoja, asiakaskohtaista kannattavuutta, kassavirtaa, velkaantumista, katteita ja kausivaihteluita voidaan seurata ja mitata tarkasti. Ongelma ei siis ole datan puute – vaan sen hyödyntäminen.

Tekoäly voi auttaa muuttamaan luvut ymmärrettäviksi näkemyksiksi. Se pystyy tunnistamaan trendejä ja poikkeamia, joita ihmissilmä ei välttämättä huomaa, ja nostaa esiin asioita, joihin kannattaa kiinnittää huomiota. Näin pienyrittäjä saa käyttöönsä taloustiedon, joka ei vain kuvaa mennyttä, vaan auttaa ymmärtämään nykyhetkeä ja valmistautumaan tulevaan.

Parempia päätöksiä arjessa

Pienyrittäjä tekee päätökset usein nopeasti, paineen alla ja usein intuition ohjaamina. Siinä ei ole mitään väärää – mutta jos rinnalle saadaan luotettavaa ja ajantasaista tietoa, päätöksistä voi tulla entistä varmemmin oikeansuuntaisia.

Tekoälyn avulla voidaan esimerkiksi tunnistaa, mitkä tuotteet tai palvelut tuottavat parhaan katteen, miten asiakkaiden ostokäyttäytyminen muuttuu vuoden mittaan, tai miten kulurakenne kehittyy eri toimintojen välillä. Tällainen tieto auttaa hahmottamaan, mihin kannattaa panostaa ja mistä ehkä karsia. Päätöksenteosta tulee vähemmän arvailua ja enemmän tiedolla johtamista.

Katse eteenpäin – ennakointi avainasemassa

Taloushallinnon suurin arvo ei piile vain menneen raportoinnissa, vaan tulevaisuuden ennakoinnissa. Tekoäly mahdollistaa kassavirran, myynnin ja kustannusten kehityksen ennustamisen aiemman datan perusteella. Kun yrittäjä tietää, miltä lähikuukaudet todennäköisesti näyttävät, hän voi tehdä parempia suunnitelmia – olipa kyse investoinneista, henkilöstöresursseista tai vaikkapa lomista.

Erityisen tärkeää tämä on sesonkiluonteisessa tai projektiluontoisessa liiketoiminnassa, jossa tulot ja menot eivät jakaudu tasaisesti. Ennusteiden avulla voidaan tunnistaa hiljaiset kaudet ajoissa ja suunnitella niihin liittyvät toimenpiteet hyvissä ajoin.

Esimerkki tekoälyn hyödyntämisestä

Kuvitellaan, että pienyrittäjä saa kuukausittaisen tuloslaskelman, josta käy ilmi liikevaihdon hienoinen kasvu, mutta silti kate on heikentynyt. Ilman syvempää analyysiä tämä voisi jäädä huomaamatta tai johtaa vääriin johtopäätöksiin.

Tekoäly voi tässä tilanteessa auttaa nostamalla esiin syyn muutokseen: se analysoi, että myynti on kasvanut, mutta kasvu on tullut pääasiassa tuotteista, joiden katetaso on selvästi matalampi kuin muilla. Samalla tekoäly voi ehdottaa, että jos myyntiä painotettaisiin takaisin korkeamman katteen palveluihin, yrityksen kannattavuus paranisi merkittävästi, vaikka liikevaihto ei kasvaisi.

Yrittäjälle tämä tarkoittaa selkeää ja perusteltua tietoa siitä, mihin suunnata markkinointia tai mihin tuotteisiin panostaa – ja juuri tämä on tekoälyn todellinen arvo: se tekee numeroista päätöksenteon tukevia oivalluksia.

Esimerkki kuinka pyydät tekoälyltä yksinkertaisen analyysin

Koska tyhjän saa pyytämättäkin ja kannatan konkretiaa, tässä yksi helppo tapa hyödyntää esim. ChatGPT:tä datan analysointiin:

1. Liitä tuloslaskelma ja tase-erittely PDF muodossa ChatGPT:n keskusteluun (suosittelen nimeämään tiedostot esim. kuukausittain).

2. Pyydä ChatGPTtä analysoimaan liitteet. Kerro ChatGPT:lle mitä liitteet ovat ja mitä haluat sen analysoivan

3. Anna selvät ohjeet. Esimerkiksi:

   1. "Tässä on yritykseni viimeisen kolmen kuukauden tuloslaskelma ja tase. Analysoi yritykseni taloudellisen tilanteen kehittyminen. Onko jotakin, mihin kannattaisi kiinnittää huomiota? Auta tunnistamaan keskeiset muutokset, mahdolliset riskit ja antaa ehdotuksia esimerkiksi kulujen hallintaan tai kannattavuuden parantamiseen?"

Voit pallotella ajatuksia ja käydä tekoälyn kanssa tarkempia keskusteluita, mihin haluat tekoälyn ottavan kantaa. Yksi hyvä tapa antaa ohjeita tekoälylle, on käskeä tekoälyä ottamaan huomioon tai jättämään huomioitta joitain aiempia vastauksia.

Analysoinnin ei tarvitse jäädä tuloslaskelman tasolle. Samaa ajatusmallia voi hyödyntää esimerkiksi kassaraporteista tai vaikka verkkokaupan myyntiraporteista. Mitä yhteneväisyyksiä löytyy? Milloin tehdään ostoksia ja minkälaisia ostoksia tehdään mihinkin aikaan? 

Kaikki analysointi ja toimintamallien tarkastelu auttaa löytämään sekä toimivia kohteita, että kehityskohteita omassa liiketoiminnassa. 

Tilitoimisto kumppanina, tekoäly työkaluna

Pienyrittäjän ei kuitenkaan tarvitse ryhtyä data-analyytikoksi hyötyäkseen tekoälystä. Riittääkin, että käytössä on tilitoimisto, joka osaa hyödyntää tekoälyn mahdollistamia analytiikka- ja ennustetyökaluja yrittäjän puolesta. Tällöin yrittäjän ei tarvitse käyttää aikaa numeroiden tulkintaan, vaan saa käyttöönsä olennaisen tiedon ymmärrettävässä muodossa – ja ennen kaikkea silloin, kun sitä eniten tarvitsee.

Tulevaisuuden tilitoimisto ei siis pelkästään kirjaa mennyttä, vaan toimii aktiivisena neuvonantajana, joka auttaa yrittäjää navigoimaan nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Tekoäly on tässä prosessissa hiljainen mutta tehokas moottori taustalla, joka mahdollistaa tämän uudenlaisen palvelun.

Tekoälyn hyödyt tiivistettynä

Tekoälyn avulla taloushallinto voi muuttua työkaluksi, joka auttaa tekemään parempia päätöksiä, ennakoimaan tulevaa ja löytämään kannattavimman suunnan.

Yrittäjän ei tarvitse hallita teknologiaa itse – tärkeintä on, että kumppanina on tilitoimisto, joka osaa valjastaa tekoälyn hyödyt hänen käyttöönsä.

• Tekoäly auttaa muuttamaan talousdatan ymmärrettäväksi tiedoksi
  Pienyrittäjä saa nopeasti kiinni olennaisista asioista, kuten kustannusten kehityksestä tai kannattavimmista tuotteista, kun tekoäly tunnistaa trendejä ja poikkeamia automaattisesti.

• Päätöksenteko perustuu jatkossa enemmän tietoon kuin arvaukseen
  Tekoälyn tuottama analyysi tukee yrittäjää arjen päätöksenteossa, esimerkiksi resurssien kohdentamisessa tai hinnoittelun arvioinnissa, ja vähentää päätöksiin liittyvää epävarmuutta.

• Ennakointi tuo taloushallintoon uutta arvoa
  Tekoälyn avulla voidaan ennustaa esimerkiksi kassavirtaa ja kysynnän kausivaihteluita, jolloin yrittäjä voi varautua hiljaisiin kausiin tai suunnitella investointeja paremmin etukäteen.

Kun numerot alkavat palvella sinua eikä toisinpäin, muuttuu taloushallinto aidoksi liiketoiminnan moottoriksi – ja tekoäly on siinä hiljainen apuri. Kysy meiltä, miten juuri sinun yrityksesi voi hyötyä tekoälyavusteisesta taloushallinnosta!