Tein itse ja säästin - Vai säästinkö sittenkään?

Välillä kuulen neuvottavan, että kannattaa itse tehdä niin paljon kuin voi, jotta kulut pysyvät kurissa. Pysyyhän ne, toki, mutta itse ainakin löydän paljon parempaa käyttöä ajalleni, kuin tehdä puolivillaista jälkeä, jonka ammattilainen tekisi puolessa ajassa.

Minä neuvon kuitenkin täysin päinvastoin. Ulkoista kaikki, mikä ei ole ydinliiketoimintaasi tai osaamistasi ja keskity siihen mitä osaat. Äkkiseltään voisi luulla, että siitä syntyy kuluja. Tavallaan, mutta jos (kun) omalle työlle laskee tuntihinnan, ulkoistaminen alkaakin kuulostaa järkevämmältä. Teen esimerkkilaskelman alempana. Tämä kirjoitus on 100 % puolueellinen, mutta mikäpä ei olisi. Käsittelen tässä pääsääntöisesti tilitoimistopalveluiden ulkoistamista, mutta samat periaatteet pätevät muillekin aloille ja muihin töihin.

Säästäminen itse tekemällä on harha

Saa yrittää haastaa ja kumota, mutta minä väitän, että tekemällä itse, ei säästä - päinvastoin, menettää. Koska aikaa on vain rajallisesti, on mahdotonta keskittyä omaan liiketoimintaan, jos siinä samalla touhuilee, vaikkapa nyt kirjanpidon parissa.

On lähelle mahdottomuus kasvattaa yritystä, jos samaan aikaan etsii uusia asiakkaita, suunnittelee seuraavaa markkinointikampanjaa ja yrittää selvittää kirjanpidosta erottavia tositteita. Suomen 90- ja 2000-luvun menestystarina, Nokia, ei olisi koskaan noussut siihen loistoon, missä se oli, jos se olisi jatkanut monialayhtiönä. He päättivät keskittyä matkapuhelimiin. Ja mitä siitä seurasikaan kultaisina vuosina.

Itse tekemällä on myös toinen heikkous, jota kovin moni ei suostu ääneen myöntämään: ylioptimistinen harhakuvitelma omasta osaamisesta. Rakennusalan yrittäjä on eittämättä rakennusalan rautainen ammattilainen, mutta saa olla aika fakiiri, että olisi samalla myös myynnin, markkinoinnin ja taloushallinnon rautainen ammattilainen. Tai että tekisi kyseiset työt yhtä nopeasti ja laadukkaasti. Ja vaikka olisi, tässä tullaan siihen kolikon kääntöpuoleen, aikaan. Kaikki ylimääräinen on pois tuottavasta työajasta.

Miksi kirjanpidosta ei kannata säästää?

Niin kuin aiemmin kirjoitin, tämä on 100 % puolueellinen kirjoitus. Mutta ei se tarkoita etteikö tässä olisi täyttä asiaa. Otetaan käsittelyyn oikeiden esimerkkien kautta, miksi kirjanpidossa ei kannata säästää tai kirjanpitoa ei kannata tehdä itse. Kirjanpito ei ole pelkästään kuittien ja muiden kirjanpitoaineistojen kirjaamista debet ja kredit - puolille. Vähintään arvonlisäverotus ja taseeseen kirjaaminen on syytä tuntea perinpohjin.

Kaikkea ei voi vähentää kirjanpidossa, mutta paljon voi, kuten tässä vähennyksiä koskevassa blogissa kirjoittelen. Lisäksi, jos termit arvonlisäveron liittymisperiaate tai esimerkiksi ketjukauppa ei soita kelloja, ei kirjanpitoakaan kannata välttämättä tehdä itse.

On myös mahdollista, että verosuunnittelu ilman osaamista ja työkaluja jää vajaaksi. Siinä voi tulla takkiin useita tuhansia euroja vuositasolla.

Varsinkin alkavan yrittäjän kannattaa kääntyä tilitoimiston puoleen jo ennen perustamista. Vaikka yrityksen perustaminen sinällään ei ole rakettitiedettä, ei sitä kannata tehdä vasemmalla kädellä tai jos viranomaisten kapulakieli ei taitu. Siinä nimittäin voi tulla tehtäväksi ja maksettavaksi perustamiskulut uudemman kerran. Lisäksi taloushallinnon ammattilainen osaa antaa sopivat neuvot ja käydä läpi kannattavuuslaskelmia ja budjettia realistisesti ja neutraalisti, ilman optimismi-laseja nenällä.

Konkreettinen esimerkki:

Otetaan ajatusleikki. Yrittäjä käyttää jokaisesta työpäivästään keskimäärin 6 tuntia laskutettavaan työhön ja 2-4 tuntia juoksevien asioiden hoitamiseen, jotka voisi ulkoistaa.

Yrittäjä laskuttaa 100 € / tunnilta ja näin ollen päivässä tulee keskimäärin 600 € liikevaihtoa. Yrittäjä voisi ottaa lisää laskutettavaa työtä ja joutuu myymään ei-oota. Yrittäjä voisi ulkoistaa osan nyt tekemistään juoksevista töistä. Voitaisiin vaikka käyttää esimerkkinä kirjanpitoa. Kiistämätön fakta on, että taloushallinnon ammattilaisella menee kirjanpidollisiin töihin vähemmän aikaa kuin "tein itse ja säästin" - kaverilla. Siinä missä yrittäjällä voi hyvinkin mennä tunti päivässä kirjanpidollisiin töihin, ammattikirjanpitäjä naputtelee isonkin kirjanpidon työpäivän aikana. Säästöä tulee helposti tunti päivään ja lisääntyneistä kuluista kuukausitasolla puhutaan satasissa.

Voidaan siis laskea, että ulkoistamalla yrittäjän tekemää "turhaa" työtä tunti päivässä, viikossa on mahdollista laskuttaa 500 € enemmän liikevaihtoa. Kuukausitasolla tämä tekee 2000 € enemmän liikevaihtoa. Tässä ei edes huomioitu ohjelmistolisenssejä, jotka ovat pääsääntöisesti halvempia tilitoimiston kautta, kuin ottaa yritykselle lisenssi.

Laskemalla omalle työlle hinnan ja ulkoistamisen kustannukset vs. ammattilaisen kustannus ja siitä koituva ajansäästö, itse tekemisen mielekkyys yleensä häviää.

Kirjanpidon voi toki tehdä itse. Kirjanpito ei ole luvanvaraista toimintaa ja kuka vain voi perustaa vaikkapa tilitoimiston. Mutta siitä on vielä pitkä matka siihen, että kannattaako asioita tehdä itse. Haasta itsesi, ota yhteyttä ja katsotaan kuinka paljon sinä voisit säästää ulkoistamalla kirjanpidon.