Budjetointi ja ennustaminen yrityksen kasvun tukena

Uudelle työntekijälle olisi töitä, mutta kestääkö yrityksen talous palkkaamisen? Kasvua hakevassa yrityksessä tällaisia päätöksiä tulee vastaan jatkuvasti. Pelkkä tämänhetkinen pankkitilin saldo antaa niihin aika vähän vastauksia.

Budjetointi ja ennustaminen auttavat hahmottamaan, mihin yrityksellä on varaa ja mitä kasvun toteutuminen vaatii. Alkuun pääsee hyvin yksinkertaisillakin laskelmilla ja neljännen luokan matematiikalla, kunhan lukuja myös seurataan ja niiden perusteella toimitaan.

• Budjetti yhdistää yrityksen tavoitteet suunniteltuun myyntiin ja kuluihin.
• Ennuste näyttää, mihin ollaan päätymässä tämänhetkisten tietojen perusteella.
• Tuloksen rinnalla kannattaa seurata, riittävätkö rahat maksuihin myös kasvun aikana.

Budjetointi tekee kasvutavoitteesta konkreettisen. Jos tavoitteena on kasvattaa myyntiä, budjetissa arvioidaan, mistä lisämyynti syntyy ja mitä sen saaminen sekä toteuttaminen maksavat. Tarvitaanko esimerkiksi lisää työntekijöitä tai kalustoa? Budjetti kokoaa suunnitelman euroiksi ja auttaa vertaamaan eri vaihtoehtoja.

Ennustaminen pitää suunnitelman kiinni arjessa. Asiakas voi siirtää tilaustaan, materiaalien hinta nousta tai myynti vetää odotettua paremmin. Ennusteeseen päivitetään näiden muutosten vaikutukset. Koko vuoden ennuste muodostuu jo toteutuneista luvuista ja päivitetystä arviosta jäljellä oleville kuukausille.

Budjetti ja ennuste kannattaa pitää rinnakkain. Budjetista näet, mitä tavoiteltiin. Ennuste kertoo, kuinka lähelle tavoitetta nykyisillä tiedoilla ollaan pääsemässä. Säilytä alkuperäinen budjetti vertailua varten, vaikka päivittäisit ennustetta kuukausittain. Jos ennuste jää tavoitteesta, voit arvioida ajoissa, millä toimilla eroa kurotaan umpeen.

Ajatellaan yritystä, joka suunnittelee uuden työntekijän palkkaamista syyskuussa. Työntekijän kokonaiskuluiksi arvioidaan tässä esimerkissä 5 000 euroa kuukaudessa. Suunnitelma perustuu uuden asiakkuuden alkamiseen samaan aikaan. Asiakkaan aloitus siirtyy kuitenkin marraskuulle, jolloin henkilöstökuluja voisi syntyä 10 000 euroa ennen uuden asiakkuuden tuottoja.

Päivitetty ennuste auttaa selvittämään, kestääkö yrityksen kassa viiveen vai pitäisikö rekrytoinnin aikataulua muuttaa. Jos asiakkuuksia tuleekin odotettua enemmän, ennuste voi puolestaan tukea aikaisempaa palkkaamista. Näin luvut auttavat sekä varautumaan että tarttumaan mahdollisuuksiin.

Miten luen budjettia ja ennustetta?

Lukuja tulkitessa kannattaa selvittää ensin poikkeaman syy. Jos kuukauden myynti jää budjetista, onko asiakas menetetty vai siirtyikö toimitus seuraavaan kuukauteen? Vaikutus koko vuoteen voi olla hyvin erilainen. Vertaa samaa ajanjaksoa ja katso yksittäisen kuukauden lisäksi vuoden alusta kertynyttä myyntiä.

Myös kulujen alittuminen kaipaa joskus tarkistusta. Säästyikö rahaa oikeasti vai puuttuuko kuukauden kirjanpidosta vielä laskuja? Päätöksiä kannattaa tehdä vasta, kun tiedät, kuinka valmiita luvut ovat.

Kasvavan myynnin rinnalla seuraa, mitä siitä jää yritykselle. Jos lisämyynti vaatii suuria alennuksia tai paljon kallista alihankintaa, tulos voi jäädä odotettua pienemmäksi. Myynnin kasvu yksin ei siis kerro, kuinka hyvin yrityksellä menee. Tarkastele samalla myynnin toteuttamiseen tarvittavia kuluja.

Rahojen riittävyys tarvitsee oman tarkastelunsa. Yritys voi tehdä voittoa ja silti joutua odottamaan asiakkaiden maksuja samalla, kun palkat ja ostolaskut erääntyvät. Siksi tulosarvion rinnalle tarvitaan kassabudjetti eli arvio tulevista maksuista ja käytettävissä olevista rahoista.

Miten teen yksinkertaisen budjetin?

Pienen yrityksen ensimmäisen budjetin voi laatia tavallisella taulukkolaskentaohjelmalla. Näillä kolmella askeleella pääset alkuun:

1. Kokoa lähtötiedot ja tee kuukausittainen pohja. Ota esille edellisen vuoden kirjanpidon tuloslaskelma ja kuluvan vuoden toteutuneet luvut. Tee taulukkoon sarake jokaiselle tulevan vuoden kuukaudelle. Lisää riveille myynti ja keskeiset kuluryhmät, kuten ostot, alihankinta, henkilöstö, toimitilat ja ohjelmistot. Kirjanpidon avulla muistat myös harvemmin tulevat kulut. Huomioi henkilöstökuluissa palkkojen lisäksi sivukulut ja lomat.
2. Rakenna myyntiarvio asiakkaista ja tekemisestä. Esimerkiksi kymmenen asiakasta, joista jokainen ostaa kuukaudessa 1 500 eurolla, tarkoittaa 15 000 euron kuukausimyyntiä. Laske myynti ilman arvonlisäveroa. Huomioi sesongit, tiedossa olevat sopimusten päättymiset ja aika, joka uusien asiakkaiden saamiseen kuluu. Erota sovittu myynti vielä avoimista tarjouksista ja kirjaa kasvuoletukset näkyviin. Tarkista myös, riittääkö työaika suunnitellun myynnin toteuttamiseen.
3. Sovita kulut suunnitelmaan ja tarkista rahojen riittävyys. Päivitä kulurivit sen mukaan, mitä suunniteltu toiminta vaatii, ja laske arvioitu tulos. Tee rinnalle erillinen laskelma, johon merkitset alkukassan sekä tulevat ja lähtevät maksut niiden arvioiduille maksukuukausille. Huomioi siinä myös verot, investointien maksut ja lainanlyhennykset. Lainanlyhennys vie rahaa kassasta, vaikka se ei ole tuloslaskelman kulu. Arvioi lopuksi, miten rahat riittävät, jos myynti jää esimerkiksi 10 prosenttia suunnitellusta.

Tulosbudjetin ja kassabudjetin erottaminen auttaa välttämään sen, että myynti ja tilille tulevat rahat sekoittuvat. Kassalaskelmassa huomioidaan maksujen todelliset summat arvonlisäveroineen sekä erilliset verojen maksut.

Varaa kalenteriin kuukausittainen hetki, jolloin vertaat valmistuneen kirjanpidon lukuja budjettiin ja päivität tulevien kuukausien ennusteen. Kirjaa samalla, mitä havaintojen perusteella tehdään ja kuka tekee. Jos rahojen riittävyys on tiukalla, maksujen ajoitusta kannattaa tarkastella myös viikkotasolla.

Itse tehty budjetti antaa hyvän perustan talouden suunnittelulle. Sen avulla opit tuntemaan yrityksesi kulut ja näet, paljonko myyntiä suunnitelmien toteuttaminen vaatii. Kasvun päätöksissä yksinkertainen taulukko jää kuitenkin helposti liian kapeaksi.

Taloushallinnon ammattilainen tuo aitoa lisäarvoa

Taloushallinnon ammattilaisen lisäarvo syntyy laaja-alaisesta talousosaamisesta ja lukujen taustojen ymmärtämisestä. Kun asiantuntija myös tekee yrityksen kirjanpitoa, hän voi tarkistaa suoraan aineistosta, mitä lukuihin sisältyy. Hän pystyy esimerkiksi erottamaan kertaluonteiset kulut jatkuvista ja huomaamaan, jos osa menoista kuuluu eri kuukaudelle kuin laskun maksupäivä antaa ymmärtää.

Ammattilaisen kanssa budjettiin voidaan yhdistää kannattavuus, rahojen riittävyys ja kasvun vaatima rahoitus. Silloin voidaan laskea, kuinka paljon lisämyyntiä uusi työntekijä tarvitsee kulujensa kattamiseksi tai kuinka pitkä asiakkaan maksuviive yrityksellä on varaa kestää. Myös ennusteen oletuksia voidaan arvioida ja eri vaihtoehtojen vaikutuksia verrata ennen päätöstä.

Tässä budjetoinnin kaksi tasoa tulevat näkyviin: itse laadittu perusbudjetti auttaa hahmottamaan yrityksen taloutta, ja ammattilaisen kanssa rakennettu kokonaisuus antaa tarkemman pohjan kasvupäätöksille. Yrittäjän oma näkemys asiakkaista ja tulevasta tekemisestä on siinä edelleen välttämätön. Paras hyöty syntyy, kun se yhdistetään ajantasaiseen kirjanpitoon ja taloushallinnon asiantuntemukseen.

Ykköstilien taloushallinnon asiantuntijapalvelut tukevat yrityksesi talouden suunnittelua ja päätöksentekoa. Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä, miten budjetointi ja ennustaminen voisivat auttaa yritystäsi kasvamaan hallitusti.