Edustuskulut vs neuvottelukulut

Niin elämässä, kuin työelämässäkin, kannattaa aina pyrkiä neuvottelemaan. Usein molempien onnistuneena lopputulemana pääsee helpommalla ja edullisemmin. Nimittäin kun mietitään kulujen vähennysoikeuden kannalta, neuvottelukulut ovat 100 % vähennyskelpoisia tuloverotuksessa sekä neuvottelukuluista voi vähentää arvonlisäveron. Mikä sitten on edustuskulua ja mikä neuvottelukulua? Hyvänä nyrkkisääntönä voitaneen pitää sitä, että mikäli tilaisuudessa on hauskaa, kulut ovat edustuskuluja. Mikäli tilaisuudessa on vakava tunnelma, kulut voi laittaa neuvottelukuluiksi.

Keskeisimmät erot edustus- ja neuvottelukulujen välillä

Yrittäjä ei voi tokikaan mielivaltaisesti päättää, onko tilaisuuden luonne neuvottelu- vai edustustilaisuus, sillä niille on selvät määritelmät, joissa kuitenkin on hieman tulkinnanvaraa. Käydään seuraavaksi läpi keskeisimmät erot edustus- ja neuvottelukulujen välillä:

Edustuskulut

Edustuskulut kohdistuvat käytännössä aina yrityksen ulkopuolisiin tahoihin ja sidosryhmiin; asiakkaat, yhteistyökumppanit ja sen sellaiset, joiden olemassa olon tarkoitus on edistää yrittäjän liiketoimintaa ja liikesuhteita. Kuluja syntyy esimerkiksi astetta paremmista syömingeistä, juomingeista ja puitteista. Verohallinto sanoo edustuskuluista seuraavaa:

"Edustusmenoina pidetään elinkeinoverolain mukaan verotettavaan tulonhankintaan liittyviä, yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, kuten asiakkaisiin tai liiketuttaviin, kohdistuvia vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja. Edustamisella pyritään liiketoiminnan edistämiseen ja esimerkiksi uusien liikesuhteiden luomiseen tai entisten suhteiden säilyttämiseen ja parantamiseen."

Edustuskulut ovat arvonlisäverotuksessa vähennyskelvottomia ja tuloverotuksessa edustuskuluja voi vähentää 50 %. Edustuskuluja voi syntyä esimerkiksi:

• Matkoista edustustilaisuuksiin
• Majoituskuluista edustusmatkalta
• Huoneiston tai kiinteistön kuluista, joita käytetään edustustilaisuudessa
• Catering kuluista

Myös liikelahjat, joita jaetaan edustustilaisuuksissa, katsotaan edustuskuluiksi. Edustustilaisuus on yleensä suljettu tilaisuus kutsuväelle tai rajatulle osallistujamäärälle.

Neuvottelukulut

Neuvottelukulut kohdistuvat yrityksen sisäisiin tilaisuuksiin. Neuvotellaan esimerkiksi henkilökunnan, tilintarkastajan tai vaikkapa konsultin kanssa jostain ja neuvottelutilaisuudessa on tavanomaista tarjottavaa. Tavanomainen tarjottava tässä tapauksessa tarkoittaa esimerkiksi kahvia, virvoitusjuomia ja pientä syötävää, kuten sämpylöitä tms.

Asiakkaan kanssa voidaan totta kai myös neuvotella, jolloin neuvotteluista aiheutuneet kulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia arvonlisäveronkin osalta. Tällöin riittävän tarkka ja huolellinen dokumentointi on avainroolissa, sillä muutoin kulut tulkitaan helposti edustuskuluiksi. Kuitteihin tulee selventää, kenen kanssa on neuvoteltu, miksi on neuvoteltu ja ketkä ovat neuvotteluihin osallistuneet. Vinkki näin ohimennen: sähköinen kuittien kuvaussovellus säästää siltä vaivalta, että keräät jokaisen kulukuitin erikseen ja kirjoittelet selitykset kuittien taakse.

Alkoholia voi sisällyttää neuvottelukuluihin, kuten myös tavanomaiset syömiset; fine dining - tyylisen lounaan yhteydessä nautittu viinilasi menee neuvottelukuluna, mutta keskiaikaisen tyyliset sikajuhlat ja ryyppäjäiset ei varmasti mene neuvottelukuluina läpi.

BONUS: edustus- vai markkinointitilaisuus?

Edustus- ja neuvottelukulujen pyhän kolminaisuuden kruunaa markkinointikulut. Yritys voi järjestää erilaisia tilaisuuksia, jotka ovat joko markkinointitilaisuuksia tai edustustilaisuuksia. Ero selittyy helpoiten tilaisuuden luonteella: avoin tilaisuus on yleensä markkinointitilaisuus ja suljettu, kutsuilla toimiva tilaisuus katsotaan käytännössä aina edustustilaisuudeksi. Eroa on myös vähennyskelpoisuuksissa. Markkinointitilaisuuden menot ovat tuloverotuksessa 100 % vähennyskelpoista ja arvonlisäverotuksessa suurimmilta osin 100 % vähennyskelpoista. Edustustilaisuuden menot ovat tuloverotuksessa 50 % vähennyskelpoisia ja arvonlisäverotuksessa vähennyskelvottomia.

Tyypillisiä markkinointitilaisuuksia ovat esimerkiksi messut, jotka ovat auki kaikille kävijöille tai liiketoiminnan edistämiseen tarkoitetut tilaisuudet, kuten tuotteiden tai palveluiden esittelytilaisuus. Tyypillisiä edustustilaisuuksia ovat avainasiakkaiden tai kutsuvieraiden kestittämiset, joissa vaikkapa yrityksen johto esittelee tulevaisuuden näkymät ja kuulumiset.

"Neuvottele ystävä hyvä, neuvottele!"

Näyttötaakka kulujen luonteesta on aina verovelvollisella, joten dokumentointi tulee tehdä huolellisesti. Kuitin taakse kirjoitettu "käytiin syömässä ja neuvoteltiin Arton kanssa", ei riitä. KHO:n päätösten mukaan objektiivisesti selvitettävä, miten vähennettäviksi vaaditut kulut liittyvät vähennykseen oikeuttaviin tarkoituksiin (KHO 2013:63 ja 2013:64).

Kuittien kuvaussovellus (kuten esimerkiksi käyttämämme Heeros eTosite) helpottaa urakkaa hyvinkin paljon. Kuitit saa helposti kommenttien kera samalle eTositteelle tilaisuuden päätteeksi ja homma on sillä förbi. Neuvottelu- ja edustusmenon rajanveto on häilyvä, mutta lahjan sijasta, vie asiakas kahville ja neuvottele ystävä hyvä, neuvottele!

Kaikkea ei tarvitse tietää - sitä varten olemme me, palveleva ja neuvo(ttele)va tilitoimisto.